【固定资产盘点计划】ARP系统固定资产管理
中国科学院研究院ARP系统固定资产管理办法（试行）
（2006年6月15日院长办公会通过）
第一章总则
第一条根据中国科学院（以下简称“中科院”）ARP系统固定资产管理模块的业务流程，结合中国科学院研究生院（以下简称“研究生院”）资产管理工作要求，特制定本办法。
第二章固定资产相关编码
第二条固定资产相关编码包括：资产类别、资产编号、标签编号。
第三条ARP系统中资产类别采用三段式资产分类，第一段为“资产大类”段，此段与会计核算科目形成对应关系，同时体现按资产用途进行的分类（如通用测试、专用工艺）；第二段为“资产小类”段，是对资产大类的进一步细分；第三段为“资产备用”，主要用于在已有分类不够细化时自行细化用。ARP系统固定资产的资产类别编码规则如下：
固定资产类别编码统一为8位：4+2+2。
第四条ARP系统资产类别维护采用分级分权管理的模式，第一段和第二段分类由中科院统一制定，研究生院在以后操作过程若需增加“资产大类”和“资产小类”需经中科院有关部门批准后方可在各自的系统中增加此两段的值。第三段资产备用段，由研究生院依据资产管理需要自行决定，以达到方便、细化的管理。研究生院“资产备用”类使用默认的编码99。
第五条固定资产编号是ARP系统固定资产模块内部赋予的唯一编号，由系统自动生成，用户操作时不必进行干预。
第六条资产标签号作为另一个唯一标识资产的编号，ARP系统不对编号规则作统一规定，研究生院按自定原则进行编号，由于将对固定资产进行条形码管理，资产标签号制定按合理规范的编号规则设定为15位，即大类（4）+小类（2）+年份（4）+流水号（5）。
第三章资产购置
第七条资产购置是指通过政府集中采购、部门集中采购和自行采购几种方式增加固定资产。
第八条固定资产购置的处理流程如下：
1、在系统外完成固定资产申请及采购。
2、固定资产管理部门验收购置的资产时，填制一式多联的资产入库单，两联交财务（其中一联由经手人报销时和发票一起交给财务，一联资产管理人员月末交给财务进行汇总），一联交经手人，同时将固定资产上粘贴固定资产标签号交部门资产管理员一联，备查一联。若一张单上登记多项资产，需确认每一项资产“入库单号”，“入库单号”将用于资产与财务的明细对账；财务两联资产入库单要分别附于记录成本/费用和固定资产的记账凭证之后。
3、固定资产购置经办人员必需在资产管理部门对固定资产办理入库手续后及时到财务报销入账，避免月底对账时发生资产与财务账账不符的情况。
4、固定资产使用部门领用资产时，应办理固定资产出库手续。
5、资产管理人员每月关账前需将本月入库的资产全部录入ARP资产系统，资产应记录资产入库单号，财务管理人员每月结账前需将所有资产报销单据录入ARP系统应付模块，同样需记录资产入库单号，每月关账前资产与财务通过入库单号进行明细对账，确认无误后关闭当期期间。
第四章资产的内部转移
第九条资产的内部转移是指已有的固定资产在人员、部门、课题之间的转移及退库。
第十条各部门应指定专人负责部门内部的资产管理工作，作为部门资产管理员。
第十一条部门内的资产调拨按照下列流程执行：
1、由资产申请人向部门资产管理员提出调拨需求申请。
2、部门资产管理员填写资产调拨单，并提交部门领导审批。
3、部门领导审批通过后，交部门资产管理员。
4、部门资产管理员同资产申请人进行实物交接，并由接受人签署调拨单。
5、部门资产管理员应根据调拨单在调拨当月对资产信息进行更新。
第十二条部门间的资产调拨及退库按照下列流程执行：
1、需求部门资产管理员提出资产请购申请或退库申请。
2、对于请购申请，资产管理部门确定是否可以内部调剂，如无法内部调剂，则启动计划、采购流程；如可以内部调剂，则填写固定资产调拨单一式四份，一份在资产管理部门留存；对于退库申请，资产处理部门进行审核。
3、资产需求部门持固定资产调拨单到资产调出部门进行实物接收，调出和调入部门在资产调拨单上签署，调出和调入部门各存一份，另将签署的调拨单交到资产管理部门资产管理员。
4、资产管理部门资产管理员应根据双方签署后调拨单在一周内且调拨当月，对资产信息进行更新；同样，资产管理部门资产管理员根据审核同意后的退库申请对系统内资产信息进行更新（包括是否在用、不使用的状态、人员、课题、部门信息的更新）。
第五章固定资产养护计划和使用情况
第十三条对于一些特殊固定资产（如价值较高，数量较少，共享程度较大等），需对资产的保养维护（养护）进行计划或对资产的使用情况进行记录：
1、部门资产管理员每月收集本部门资产责任人对其权限范围内的固定资产养护计划并在系统中录入养护计划；当固定资产实际养护情况发生后，部门资产管理员将实际养护情况信息在ARP系统内进行维护。
2、部门资产管理员定期收集本部门所属资产的使用情况信息并在系统中进行信息维护。
第六章资产的处置
第十四条固定资产的处置包括报废、报失、院内调拨、对外投资、变卖、捐赠和盘亏。如果固定资产被证实已经不能够为单位带来使用效益，又不能被转卖，应予以报废。不能带来使用效益的情况包括：损坏、遗失（盘亏）、过时或因主体报废而不能分割使用的固定资产等。需报废的资产应予以记录。
第十五条固定资产的处置应按照下列流程处理：
1、资产使用部门填写“固定资产退库申请单”，由部门主管审核。
2、资产管理部门对“固定资产退库申请单”进行审批并签署意见，批准后资产使用部门退回实物固定资产，资产管理部门验收退回的固定资产，并从ARP系统导出《固定资产处置信息表》随同“固定资产退库申请单”一同交相关领导审批。
3、对于批准同意处置的固定资产，资产管理部门和财务部门可凭相关单据和批件在ARP系统内进行处置。
4、若固定资产处置过程中产生收入或支出，计划财务处须对资产减少处理产生的收入和支出在ARP系统总账模块进行录入，对于有对外投资额和残值收入的处置固定资产，资产会计将相关金额记录到ARP系统固定资产模块以备查询。
5、固定资产处置的原始单据最终由计划财务处保管，资产管理部门每月结账后将有关单据送至财务，自留备份。
第七章资产盘点
第十六条每年至少进行一次固定资产盘点。
第十七条盘点工作由计划财务处牵头，各个部门共同组织人员进行清查。盘点以资产管理部门提供的资产清单为依据。
第十八条盘点的流程如下：
1、盘点前通知各部门。
2、由计划财务处打印出固定资产清单。
3、盘点小组依据清单进行资产清查。
4、计划财务处编制盘点差异表并将差异分析结果和处理意见上报主管部门（领导）审批。
5、主管部门（领导）审核并批准差异分析结果和处理意见。
6、计划财务处根据盘盈和盘亏的审批意见以及变动情况对资产进行增加、减少、转移处理。
第八章资产关账
第十九条ARP系统关账流程如下：
1、计划财务处资产管理部门的资产管理员在月末关账前首先判断是否已经在资产模块处理完所有的资产业务。如果资产业务未处理完，应及时完成业务处理。
2、在资产模块运行折旧，但不关闭会计期。
3、计划财务处运行生成日记账程序，生成日记账分录并进行资产凭证审核、过账。
4、计划财务处打印报表和总账对账，检查固定资产模块和总账的结果是否一致。
5、如果对账结果发现资产模块和总账模块的数据不一致，检查不一致的原因并进行调整，再重复步骤3和4。
6、如果对账表明资产模块和总账模块的数据一致，则再次运行折旧，关闭会计期间，系统在关闭当期会计期的同时自动打开下一会计期。
第九章附则
第二十条现行财务、资产管理的相关制度仍然有效。
第二十一条本办法由研究生院计划财务处负责解释。
第二十二条本办法自印发之日起施行。