审计信息与控制之一二三

　　在日常审计工作中，我们有时把审计系统的信息及控制工作看的无关紧要，这是不对的。因为审计信息是表征审计这种事物状态的普遍形式并以系统形式存在着。它包含于审计系统及相关系统中的消息、情报、指令、数据、文字、图像信号等形式之中的新的知识内容。就审计监督这一社会系统来说，审计信息质量直接影响着该系统的运转质量。所以，在审计监督系统中，对审计信息的控制，就显得尤为重要。重视和研究好这项工作，对指导审计实践很有益处。在此，笔者结合实践对审计信息及控制略议一二三。

　　一、关于审计信息

　　笔者认为，就审计信息而言，有狭义和广义之分。我们平时所说的审计信息一般是指狭义的，是反映审计活动的特征及其发展变化的各种情报、指令、数据、文字、图像等资料的总称。是信息的外壳，是表面现象，它只能算是单一的审计信息，或者说是审计消息。而本文提及的审计信息，是广义上的，是消息的内核。是指全部审计资料、消息中所包含的有用的内容，即能帮助我们对审计主、客体的不确定性加深认识的新知识、新内容。

　　审计信息是经济信息的一种，是经济信息的重要组成部分。它除具有知识性、可扩充性、可压缩性、可分享性及可传递性等一般信息的性质外，还具有如下一些主要特征：（一）社会性。审计信息不同于生物系统内部的自然信息。它是审计这种事物在社会系统中人与人（自然人与自然人、自然人与法人、法人与法人）之间的社会信息。（二）有效性。审计信息只是为了审计监督的需要而产生和存在的。其有效性在于其对审计监督有所贡献，没有审计监督就无所谓审计信息。（三）连续性。审计监督系统始终处于动态之中，审计信息的产生是源源不断的。因此为反映审计监督活动的动态，必须对审计信息进行积累。审计信息随着时间的推移，会出现老化的问题（诸如审计人员的年龄和专业知识、相关法律法规的变更等），要不断对其进行更新。（四）信息与信息载体的不可分性。信息论认为，信息是由信息实体与信息载体构成的整体。信息实体是信息的内容；信息载体是反映信息内容的数据、文字、声波、光波、电波和磁性介质等。现代审计的信息不能脱离其载体而存在。审计信息技术的现代化，应着重研究采取什么手段进行传输和处理，以快捷准确地提供审计信息。

　　审计信息按其机能及其特征，可分为以下几类：（一）原始的和经过加工的信息。原始的审计信息是指基层单位（包括审计主客体）的原始记录。如：用文字和数字记载的被审计单位（个人）的相关经济活动及审计人员的审计活动。这是最广泛、最基本、最经常的审计信息资料，也是审计信息工作的关键，它对于审计信息的质量有决定性影响。对原始审计资料进行加工处理后，就成为了适应各级审计主体需要的审计信息。（二）反映审计系统内部状态的信息和反映审计系统外部环境变化的信息。任何一种系统都处于一定环境之中，受环境的制约（约束）。所以，不能仅了解审计系统内部工作运作情况，还必须取得审计系统外部环境变化的信息。（三）有关过去的和有关未来的信息。描述和反映已经发生的审计现象和审计过程的信息属于过去的审计信息，对这类信息进行分析和评价是审计监督的需要。审计决策和审计计划是面向未来的，因此，不能只研究过去，还必须研究、提供揭示未来的审计信息。如：“审计署制定的2006年至2010年审计工作发展规划”等。（四）经常变动的审计审计信息和相对稳定的审计信息。经常变动的审计信息是审计质量控制和管理所必需的。有效强的时效性，并且常常只有一次使用价值。如：审计会议信息、业务学习信息等。相对稳定的审计信息是在审计实践中，通过对大量的不断变化的审计信息的长期观察，揭示审计监督活动的内在联系和活动规律形成的审计信息。如：以1982年《宪法》为母法，以《审计法》、《审计法实施条例》为主体的审计法律、审计法规、审计规范和审计准则及发展规划等。（五）常规性和偶然性审计信息。在这两类信息中，前者是按一定程序以经常不断的形式进行收集和处理的，如：审计系统内的上下行文和平行文等。而后者则是指在审计监督活动中的特殊的、突发的偶然事件，是不经常发生的，1998年，为配合粮食流通体制改革部分审计机关进行的异地交叉审计检查就属此类审计信息。（六）按制度和规定的渠道传递的审计信息和从其他渠道取得的审计信息。

　　二、关于审计信息的控制

　　笔者认为，审计信息控制就是指在一个（想象的）可能性空间里对审计信息进行有方向的定性、定量选择的过程。是实现审计系统有目的变化过程。控制审计信息的目的，是要找出怎样通过信息输入得到符合我们意愿的信息输出，即：符合我们意愿的审计控制质量。这里仅就一般审计工作过程对审计信息的控制方法作以描述（在一个想象的空间里）。审计工作一般过程，一般可分为计划、执行和控制三个环节（见附图）

　　（图中线段除框线外，实线为信息输入输出线，虚线为信息反馈线）：

　　从上图可以看出：审计工作的一般过程，就是审计信息从输入到输出，经过反馈再一次重新输入的过程。其循环过程的每一个阶段都离不开信息的处理和反馈。所以说，审计工作过程就是审计信息的处理过程，就是审计工作质量的控制过程，审计工作过程实际上就是以审计信息处理为中心的工作过程。可以这样认为，审计信息只有输入，没有输出（即没有反馈）形成不了再次输入，这样的审计信息是没有实际意义的。

　　在实际审计活动中，信息反馈常常是多回路的连续反馈过程。正是依据源源不断的信息反馈，才使我们不断提高决策水平和质量，并在执行中及时采取强有力的调节和控制措施以达到质量控制，推动整个审计工作按既定目标向前发展。

　　信息控制方法有很多，就审计信息来说，笔者倾向于“负反馈控制法”。负反馈控制的本质是，在于设计了一个目标差不断减少的过程。在这种方法下，信息控制系统通过把自己的控制后果与控制目标作比较，得到目标差这种反馈信息，并以此为依据，选择适应的输入参量值，使得目标差在一次一次的控制中慢慢变小，最后达到控制的目的（如上图所示）。这种控制不需要直接取得关于系统扰动的信息，而只依据系统信息输出量偏离规定值的信息来组织控制，它不仅具有简单、经济、广泛、适用等优点，而且可以在系统难以测量或事先不知道的条件下，实施必要的控制。

　　在实施审计信息控制的时候，要注意控制对象的可能性空间。即审计信息在发展变化中面临的各种可能性的集合，必须具备三个条件：（一）被控制的信息必须存在多种发展变化的可能性，如果审计信息发展变化的可能性只有一种，就无所谓控制了。（二）目标状态在各种可能性中是可选择的。没有选择就谈不上控制。如果所确定的审计信息控制目标的状态不包括在其发展变化的可能性之中，也就无法实现控制的目的。（三）具备一定的控制能力。也就是说，欲对审计信息实施控制，使其达到控制目的，必须创造一定的条件，即，具备创造改变审计信息的可能性空间的能力，如果某些条件不具备或不成熟也很难把可能性变为现实性。

　　三、实施审计信息科学控制的两个基本条件

　　对审计信息实施科学控制，在正确发挥审计主体（本文指审计机关及审计机关工作人员或相应设备及物资）的基本作用和要把审计信息反馈作为主要工作来抓的同时，审计机关至少还应具备两个基本条件：

　　1、建立完善的信息收集与控制系统。应包括以下要素：一是信息收集，要广辟信息源；二是信息存储，要有自己的信息库；三是信息检索，要能方便快捷地检索出所需信息；四是信息加工，要能准确、及时地提供有价值的信息；五是信息传输，要渠道畅通；六是信息结果运用，无论是信息的收集、存储、检索、加工，还是传输，最终目的是信息的运用。因此，一个完善的审计信息系统必须要有很好和充分运用这一环节。“金审工程”的实施与应用，为我们建立完善的审计信息控制系统提供了良好的工作平台。

　　2、培养一支训练有素的审计干部队伍。要让每位审计干部知道，要想成为一名合格的审计员，首先要成为一名合格的审计信息员。在审计信息系统的每个环节上都要配备训练有素的信息员。否则，信息系统中信息传递过程就会因某个环节卡壳而中断。这里提醒一下，就审计系统而言，审计信息传递过程无论中断在哪个环节，都会给控制带来盲目性，进而影响到审计质量。